Nella nostra pluriennale esperienza nella gestione di magazzini e logistica aziendale abbiamo raccolto una serie di indicatori che ci dicono quando il magazzino di un’azienda non è organizzato al meglio e necessita di essere gestito diversamente, perché il magazzino dice molto sull’efficienza di un’azienda ed è fondamentale che venga coordinato in modo produttivo.
Se il magazzino è disordinato, spesso tutta la logistica ne risente: i cicli operativi diventano lenti, inefficienti e complicati da gestire.
In questo articolo vedremo gli 8 indicatori più comuni che sono campanelli di allarme di un magazzino in disordine e non funzionale.
1) Disposizione progettuale sbagliata del magazzino
È una situazione ricorrente che il magazzino non risponde esattamente alle esigenze dell’azienda o non le consente di crescere perché è difficile modificare la struttura logistica al suo interno. La chiave di un progetto di magazzino funzionale è che sia sufficientemente flessibile per potersi adeguare ad eventuali sviluppi dell’azienda. Quando il progetto del magazzino è troppo rigido, alla prima modifica che si mette in atto l’intero comparto logistico va in tilt.
2) Non sfruttamento della superficie del magazzino
Il magazzino deve prevedere un sistema di stoccaggio capace di contenere tutti i prodotti traendo il massimo dallo spazio disponibile. È quindi importante tenere a mente che esistono diverse tipologie di scaffalature a seconda delle caratteristiche della merce: la scelta giusta permetterà di mantenere il magazzino più ordinato.
3) Distribuzione errata del carico di lavoro degli operatori
Quando ci sono degli squilibri sul volume di lavoro di ciascun operatore, è facile che l’ordine all’interno del magazzino venga compromesso e che si creino dei colli di bottiglia. È importante individuare tempestivamente se ci sono delle carenze nella pianificazione logistica in modo da poter rimediare prima che l’azienda ne risenta in maniera consistente.
4) Elevato numero di incidenti
Se in un magazzino la merce spesso si danneggia oppure le scaffalature si rovinano significa che il disordine ostacola le attività degli operatori che commettono quindi degli errori. Per prevenire questi incidenti, è bene utilizzare una riconoscibile segnaletica di magazzino ed effettuare periodicamente un controllo tecnico delle scaffalature per assicurarsi che siano in buono stato.
5) Assenza di controllo nei processi di ricevimento e spedizione
Se non si tiene conto dei prodotti in entrata e in uscita, il caos è assicurato. È fondamentale una pianificazione logistica che preveda e regoli i flussi di merce. Nel settore si parla di “scorte fantasma” per indicare le differenze tra le scorte presenti nel magazzino e lo stock registrato nel sistema: quando manca l’organizzazione, è frequente commettere errori nella gestione dello stock come, ad esempio procedere alla preparazione di un ordine senza che il prodotto si trovi fisicamente nel magazzino. La soluzione? Realizzare un inventario periodico per validare la corrispondenza tra i prodotti nel magazzino e quelli nel sistema.
6) Avere “rotture di stock”
È molto difficile sapere quali articoli ci sono e quali no in un magazzino confusionario: sono frequenti quindi le “rotture di stock”, ovvero la mancanza di scorte necessarie per evadere gli ordini. La conseguenza è un inevitabile ritardo nella consegna e un danno di reputazione per l’azienda. Per non incorrere in queste situazioni, oltre a tenere ordinato il magazzino e tracciare la disponibilità della merce, è buona norma avere uno stock di sicurezza, cioè un inventario extra per rispondere alle emergenze.
7) Avere scorte in eccesso (oppure “overstock”)
Quando si hanno in magazzino più prodotti rispetto a quelli necessari per rispondere alla domanda dei clienti aumenta anche la difficoltà di allocare correttamente le merci. Infatti, più è elevato il numero degli articoli da stoccare, più è difficile tenere in ordine il magazzino. Per evitare questa problematica, è fondamentale effettuare un’analisi predittiva per stimare la quantità di articoli giusta.
8) Scarso coordinamento tra il magazzino e i partner logistici e/o di trasporto
Per una gestione efficiente del magazzino è importante che tutte le parti coinvolte nei processi collaborino comunicando tra loro in sinergia e con velocità. Se questo non accade, si rischia di sconvolgere l’ordine all’interno del magazzino (ad esempio se un trasportatore non viene informato per tempo di quando le merci sono pronte ad essere spedite, queste rischiano di rimanere a lungo in un posto dove erano state posizionate soltanto temporaneamente).
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